Les réunions au travail sont généralement un excellent moyen pour les équipes de travailler ensemble pour faire avancer un dossier ou un plan d’affaires. Comme elles peuvent durer plusieurs heures et vous tenir en haleine la plupart du temps, elles doivent être efficaces. Découvrez les cinq principales étapes pour préparer vos réunions de travail.
1. Définissez les objectifs exacts de la séance
L’efficacité d’une réunion d’affaires dépend de sa bonne préparation. Il n’est pas nécessaire de réunir régulièrement vos collègues en l’absence de choses précises à dire. Il est préférable de ne rencontrer vos collègues que lorsque vous savez ce que vous allez en retirer. Déterminez l’objectif de la réunion pour vous permettre de créer un ordre du jour. L’ordre du jour doit être concis et clair et inclure les sujets à aborder. Cela vous permettra d’évaluer le temps nécessaire à la réunion, ainsi que les ressources à utiliser.
2. Sélectionnez les participants
Les participants à la réunion doivent être intéressés par le développement du projet et par la discussion d’aspects spécifiques dans leur domaine d’expertise. Leur décision répondra à la question : Qui peut aider à atteindre les objectifs de la réunion ? Ils doivent donc être préparés à l’avance à des échanges constructifs et présenter ensuite le bilan complet de leur participation.
3. Choisissez la date, le lieu et l’heure.
Le lieu dans lequel se déroulera la réunion est d’une importance capitale. Une salle de réunion typique est donc une excellente idée. Évitez les salles sans lumière ou qui ont un écho excessif. L’idéal est de choisir une date idéale qui convienne à tous, ce qui n’est pas très facile. Pour disposer les participants, choisissez une table en U ou ronde en fonction du nombre de participants. Le matin est généralement le moment idéal pour organiser une réunion de bureau.
4. Préparez les documents pour le groupe de travail et la logistique
Il est essentiel d’envoyer toute la documentation nécessaire aux participants avant le début de la réunion. Les participants auront ainsi le temps de lire les documents et de prendre des notes. Cela vous permettra de gagner du temps lorsque l’événement sera terminé. Si vous prévoyez de jouer le rôle d’animateur, vous devez identifier les documents nécessaires à la présentation de votre exposé, notamment des exemples de produits et le matériel de présentation (Powerpoint par exemple). Assurez-vous d’avoir la bonne logistique (tableau blanc, rétroprojecteur, un tableau en papier, etc.) …).
5. Commencez à l’heure et terminez à l’heure
L’efficacité d’une réunion se manifeste par la fluidité des échanges, ainsi que par le développement harmonieux des points à l’ordre du jour et l’importance des discussions. Cependant, tout cela doit être programmé dans un laps de temps précis. Les réunions de courte durée nécessitent des participants préparés à l’avance et capables d’aller droit au but dans leurs présentations en livrant les informations les plus essentielles. Cette méthode est efficace et permet de préserver l’essentiel des résolutions.