Comment rédiger des lettres à l’administrateur d’une entreprise ?

Comment rédiger des lettres à l'administrateur d'une entreprise ?

Mémos, rapports, comptes rendus et lettres… les documents écrits utilisés dans les entreprises ont des formalités et des attentes rédactionnelles différentes. Voyons comment rédiger des lettres administratives, qu’elles soient écrites sur papier ou par voie électronique. Quels sont les meilleurs endroits pour trouver des exemples de ce type de courrier ? Quelle est la méthode la plus judicieuse ? Quel est le meilleur type de langage à employer ? Quels sont les éléments qui doivent être inclus ?

Utilisez le modèle approprié pour votre lettre.

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est essentiel de garder à l’esprit les différents types de lettres administratives disponibles. Cela vous aidera à trouver un modèle que vous pourrez utiliser comme ligne directrice pour rédiger.

Faire la différence entre les différents types de lettres administratives professionnelles

Grâce aux progrès technologiques, la correspondance professionnelle ne peut plus être échangée uniquement sur papier. Nous pouvons reconnaître cinq types de correspondance à des fins administratives spécifiquement conçues pour des objectifs précis :

  • Le courrier administratif classique est un courrier formel qui est tapé sur un ordinateur, imprimé et ensuite envoyé généralement par la poste.
  • Le courrier électronique professionnel peut être décrit comme un message électronique auquel on peut joindre un fichier électronique. Il s’agit d’échanges avec des responsables, des collègues, des partenaires, des fournisseurs, etc,
  • la lettre de motivation est une lettre professionnelle standard destinée à appuyer une candidature et à expliquer l’intérêt du candidat pour l’entreprise,
  • la lettre de réponse à une offre est une lettre écrite par le candidat en réponse à une offre de l’entreprise pour le poste auquel il a postulé,
  • La lettre de départ est une annonce de la fin du travail d’un individu qui comprend les nouvelles coordonnées de la personne si elle souhaite garder le contact.
Lire aussi :  Quelles sont les cartes positives du tarot ?

Quel que soit le type de lettre administrative à composer, il est conseillé de suivre une mise en page particulière et d’ajouter certains éléments.

Utilisez un modèle approprié pour votre lettre administrative

Grâce à des sites web tels que , vous pourrez accéder à des centaines de modèles de lettres administratives. Si vous êtes un employé ou un candidat, vous pouvez y accéder gratuitement et télécharger les modèles. Il existe une variété de lettres pour mettre fin à un contrat de travail, pour démissionner, pour réclamer des impayés, pour faire un recours juridique… Vous pouvez également télécharger des modèles de lettres de motivation, de CV, de remerciements, de condoléances, etc. Si vous utilisez des sites spécialisés dans la rédaction de lettres administratives, vous êtes certain de trouver le modèle idéal. Il ne vous reste plus qu’à le modifier en fonction de vos besoins.

Indiquez le nom et le titre du destinataire

Les cinq principaux éléments que vous trouverez dans une lettre administrative sont l’en-tête, le contexte et la demande, ainsi que la salutation et la signature. Si vous annoncez à quelqu’un le résultat d’une décision ou si vous lui demandez des renseignements, une lettre administrative doit être précise. Pour identifier la personne qui la recevra, indiquez le nom de la personne à qui vous écrivez (au complet, si possible) et placez-le en haut de la note. Ensuite, écrivez le nom de l’entreprise et l’adresse. Dans la section « en-tête » de la lettre, veillez à inclure le nom de l’expéditeur et l’adresse dans le coin supérieur gauche. Si vous n’avez pas de détails sur le nom du destinataire, utilisez l’expression « À qui cela peut être adressé » au début de la lettre.

Lire aussi :  Comment se connecter à votre compte Ameli ?

Pour attirer l’attention du destinataire, certains incluent des informations les concernant dans l’objet de la lettre. Par exemple, il est possible d’inclure « Demande à être l’attention du directeur des ventes de la société X ». Nous suggérons également cette méthode pour inciter les destinataires à prendre un moment pour considérer la lettre et à la lire rapidement. En ce qui concerne les lignes d’objet, des mots comme « Veuillez répondre » aident le destinataire à comprendre les attentes de l’expéditeur.

Utilisez une formule de salutation appropriée

Avant d’énoncer l’objet de la lettre, il convient d’inclure une formule de salutation. Il convient d’utiliser le nom figurant dans le coin supérieur droit, en ajoutant une apostrophe. Il est également possible de préciser la fonction de la personne qui reçoit la lettre en cas de besoin. Si vous ne connaissez pas le nom de la personne, vous pouvez utiliser « M. Mme », ou l’une des deux formes lorsque vous disposez des données. Certaines personnes s’adressent directement à leurs destinataires par leur prénom, en fonction de leur appartenance professionnelle. Dans toutes les situations, il est obligatoire après la formule de politesse.

Rédigez dans un style simple, concis et facile à lire

Le corps de votre lettre doit être rédigé dans un style facile et concis. Pour aider le lecteur à comprendre, il est possible de diviser la lettre en plusieurs sections. Dans tous les cas, un paragraphe doit contenir trois ou quatre lignes et être suivi de lignes vides. N’oubliez pas non plus le format. La police de caractères idéale doit être cohérente et simple à comprendre (Arial, Calibri, Times New Roman…).

Définissez le contexte

Commencez par vous présenter. Ensuite, décrivez la ou les raisons pour lesquelles vous écrivez votre lettre. Utilisez des phrases courtes pour faciliter la lecture. Trois ou deux phrases suffisent pour cette partie. Si vous voulez présenter un scénario spécifique, soyez bref et véridique.

Lire aussi :  L'équipement de soudage par fibre optique le plus efficace

Envoyez-nous votre demande et incluez un message

Indiquez ce que vous souhaitez obtenir du destinataire : réponses ou données, fichiers, etc. Veillez à utiliser des connecteurs et des expressions de remerciement comme « Merci pour votre aide ». Votre lettre doit se terminer par une formule de politesse adaptée au statut de votre destinataire et à votre demande.

Utilisez un langage professionnel standard

Il est essentiel d’utiliser un langage professionnel dans votre discours, car il vous permet d’aller directement à l’essentiel. Le langage commercial facilite la communication en influençant directement la personne qui vous parle. Le choix des mots est influencé par les besoins de la personne qui envoie le message. Il est conseillé d’utiliser des phrases puissantes et positives, écrites au présent. Par exemple, « Je confirme », « Je vous invite à », « Vous pouvez compter sur moi », etc.

En revanche, les formulations vagues et imprécises ne sont pas recommandées. En voici quelques exemples : « Je présume », « Probablement », « Il est possible », « Je pense » ou des mots similaires. Les expressions négatives telles que « Je me laisserai faire », « Malheureusement » ou « Ne vous inquiétez pas » ne doivent pas être utilisées.

Ajoutez-y le logo de votre entreprise

Après la salutation, apposez votre signature. Incorporez votre nom complet, votre adresse, votre titre et votre numéro. Certaines personnes incluent également des hyperliens vers leur profil LinkedIn, leur compte Skype, etc. Si votre lettre à caractère administratif est rédigée sur papier, marquez-la du cachet de votre entreprise. Ensuite, signez-la à la main. Si vous avez tapé votre lettre à l’ordinateur, pensez à insérer une copie électronique de votre signature et de votre cachet.