Une entreprise traite régulièrement divers documents commerciaux et officiels. Au bout de chacun d’eux, vous pouvez apposer le tampon de l’entreprise à l’aide d’un tampon encreur. L’utilisation du tampon, qui vous permet de transmettre des informations importantes et parfois vitales à votre interlocuteur, a-t-elle une signification juridique ?
Mentions obligatoires
Lors de l’établissement de factures, de notes de commande et d’autres documents à usage commercial, il est obligatoire de faire figurer les mentions obligatoires prévues par le code du commerce. Il s’agit notamment du nom de l’entreprise et de la personne morale, de l’adresse de son siège social ainsi que de ses numéros d’identification, et des coordonnées complètes.
Des informations supplémentaires pourraient être ajoutées à la liste si nécessaire. Cela pourrait être le cas si l’entreprise est en cours de liquidation.
Tous ces détails peuvent être insérés dans le texte prédéfini pour le timbre. Une simple pression sur le tampon vous permettra de reproduire les mots en un clin d’œil. Ils sont donc parfaitement conçus pour être utilisés dans l’urgence et vous feront gagner du temps. Ils ne vous obligeront pas à réécrire à la main des données qui sont toujours identiques.
Certains modèles, comme le tampon Trodat, par exemple. Trodat stamp, offre des moyens efficaces de personnaliser le texte. Avec neuf lignes de texte, il vous permet d’insérer un grand nombre d’informations. Cela augmente l’accessibilité de votre entreprise et permet à vos clients et partenaires de comprendre leur interlocuteur.
L’utilisation des cachets : quelle est sa signification juridique ?
Les informations que vous apposez sur vos documents d’entreprise à l’aide d’un tampon encreur, dont certains sont obligatoires, vous permettent d’informer vos interlocuteurs de l’état des affaires ou de la localisation de votre entreprise. Ils peuvent également constituer un instrument de communication.
De la même manière qu’ils permettent de recueillir des détails extrêmement utiles, il n’est cependant pas forcément facile de s’en souvenir. Si vous ne parvenez pas à vous souvenir de la composition exacte du numéro d’identification d’une entreprise, par exemple, jetez un coup d’œil au texte du timbre et vous serez instantanément informé.
Mais l’utilisation d’un cachet est-elle obligatoire lors de la signature d’un document officiel ? Certaines mentions le sont. Toutefois, la loi ne précise pas comment les apposer, ni où les placer. L’apposition du nom de votre entreprise sur un document formel ou commercial est une façon pratique de procéder. Toutefois, il ne s’agit pas d’une obligation. Même si le cachet est la méthode la plus efficace pour identifier les détails obligatoires sur vos documents, vous pouvez choisir d’utiliser d’autres méthodes.
Ce qui confère une validité juridique au document, c’est la signature de la personne autorisée à apposer son paraphe. Dans ce cas, la signature, associée à la date, surpasse généralement le cachet de l’entreprise.
Si le cachet de l’entreprise et même l’application du cachet restent un choix, c’est notamment en raison de la possibilité de l’acheter. En réalité, la personne qui achète le timbre n’a pas besoin de fournir de preuve. Il est donc très facile pour un tiers non impliqué d’obtenir les timbres de votre entreprise. S’ils avaient une portée juridique, il serait impossible de les empêcher de les utiliser d’une manière qui pourrait nuire aux intérêts de votre entreprise.
En outre, les informations obligatoires, qui doivent être portées à la connaissance de vos collègues, figurent souvent sur les documents officiels. C’est notamment le cas du papier à lettres de votre entreprise. Il est généralement produit par des sociétés spécialisées qui contiennent les détails en question. Vos interlocuteurs sont censés être au courant de ces informations. Si le sceau de l’entreprise n’est pas obligatoire, c’est parce qu’il ne rappelle que des informations disponibles auprès d’autres sources.
Il est à noter que pour les entreprises, le cachet est progressivement remplacé par une signature électronique. Cette signature, depuis la loi ndeg 2000-230 du 13 mars 2000, a la même valeur juridique que la signature manuscrite.