Le processus de gestion des inscriptions aux événements n’est pas toujours simple. C’est la raison pour laquelle un service d’inscription en ligne est devenu une nécessité. De la collecte des informations de base à la gestion du flux en passant par la communication aux personnes inscrites ainsi que l’exploitation des données, vous serez étonné de voir à quel point la gestion des inscriptions en ligne a révolutionné la gestion de vos événements.
Pourquoi devriez-vous opter pour un système d’inscription en ligne pour les événements ?
Lorsque vous planifiez un événement, il est essentiel de disposer des informations essentielles sur les participants, mais il est également important de suivre le nombre de participants inscrits et d’en assurer le suivi afin de vous organiser. Pour gagner un temps précieux, la gestion des inscriptions en ligne pour les événements est la meilleure solution à mettre en place. En effet, sur internet, vous pouvez construire un formulaire simple et convivial qui permet aux inscrits de saisir toutes les données dont vous avez besoin (identité d’âge, de sexe, présence au restaurant, etc. ). Cependant, le système de gestion des inscriptions en ligne vous permet également d’intégrer des sous-catégories, par exemple si vous organisez plusieurs ateliers et que vous devez limiter le nombre de participants.
Pour le bon déroulement d’un événement, il est essentiel de limiter le nombre d’inscriptions et de gérer la limite des inscriptions en envoyant des e-mails qui confirment les inscriptions ou déclarent que l’inscription n’est plus possible.
Pour les événements payants, le système de gestion des inscriptions en ligne vous permet de payer votre événement directement sur Internet ; c’est une excellente option pour gagner du temps et effectuer les paiements le jour de l’événement. Après l’inscription et le paiement, les participants reçoivent un courriel de confirmation qui contient toutes les informations essentielles dont ils ont besoin. L’e-badge ou le code QR permettent de numériser la méthode d’accès à l’événement en envoyant un support directement par e-mail. Vous pouvez ensuite encourager les participants à l’incorporer dans leur calendrier et leur Apple Wallet d’un simple clic en intégrant ces fonctions dans votre confirmation d’inscription.
Restez en contact avec vos invités et examinez vos données à l’issue de l’événement
Nous sommes conscients de l’importance de rester en contact avec vos participants jusqu’à la date de votre événement. Pour y parvenir, la gestion des inscriptions en ligne vous offre la possibilité de créer des campagnes multicanaux. Vous pouvez programmer l’envoi d’e-mails, de SMS ou de messages aux heures que vous choisissez pour vous assurer que les futurs participants n’oublient pas de s’inscrire et les tenir informés des dernières nouvelles et mises à jour concernant l’événement.
En fin de compte, la numérisation du processus d’inscription aux événements aide à la gestion globale de l’événement, en prévoyant l’équipement et la nourriture, les boissons et autres choses nécessaires au bon déroulement de l’événement, ainsi qu’à l’anticipation des besoins des participants. Elle offre également la possibilité d’accéder ultérieurement à des données qu’il conviendra d’analyser afin de déterminer si l’événement a été un succès ou non, notamment en établissant des statistiques. Ces données permettront de modifier la manière dont les événements futurs seront organisés, en se concentrant sur les zones, les profils, etc.
La gestion en ligne des inscriptions aux événements peut être un moyen fantastique d’accroître l’efficacité et l’efficience. Cette solution peut être adaptée aux entreprises qui se spécialisent dans la gestion d’événements ainsi qu’à celles qui organisent leurs événements à des moments ponctuels.