La DPAE est un préalable obligatoire à l’embauche d’un salarié. C’est une procédure que les employeurs doivent suivre en même temps que l’Urssaf ou la MSA. Découvrez ce qu’est réellement la déclaration préalable à l’embauche pour une entreprise. Suivez également nos suggestions pour la remplir sans faire d’erreur.
Quel est l’objectif de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ?
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est obligatoire avant toute embauche. Elle est remplie en une seule visite à l’Urssaf ou à la Caisse de mutualité sociale agricole (MSA).
En revanche, les employeurs n’ont pas à faire de déclaration lorsqu’ils embauchent des stagiaires qui ne sont pas salariés. De plus, les adhérents aux régimes Tese, TFE et CEA ne sont pas non plus concernés par le dispositif.
Si l’employeur emploie plusieurs fois le même salarié, il doit établir une DPAE pour chaque contrat. Ce n’est pas le cas des contrats qui s’achèvent sans interruption ou si un contrat à durée indéterminée est signé immédiatement après la conclusion d’un contrat temporaire.
La DPAE est une compilation de six formalités liées à l’embauche :
- déclarer une première embauche dans un établissement commercial ;
- Demander l’immatriculation d’un salarié au régime général de la Sécurité sociale ;
- Demander l’affiliation au régime d’assurance chômage
- Demander l’adhésion aux services de santé au travail ;
- autoriser l’embauche d’un salarié dans les services de santé au travail au vu de la visite médicale obligatoire ;
- fournir les noms des salariés employés en vue du pré-établissement de la déclaration annuelle des données personnelles (DADS).
A noter : Depuis le 1er août 2011, la DPAE est désormais fusionnée avec la DUE (déclaration unique d’Embauche) afin de simplifier les démarches à effectuer par les employeurs.
A quoi sert la DPAE ?
L’employeur doit signer une déclaration avant l’embauche d’un salarié pour :
- ouvrir des droits sociaux au salarié
- être protégé en cas d’accident du travail
- bénéficier de droits d’exonération fiscale
- se conformer aux demandes des différentes autorités qui contrôlent les entreprises, afin d’éviter toute sanction spécifiquement liée au travail dissimulé.
L’employeur est tenu de présenter à toute réquisition des inspecteurs du travail :
- soit l’accusé de réception de la déclaration faite auprès de l’Urssaf (document à conserver jusqu’à l’accomplissement de la DPAE) ;
- soit les éléments permettant de confirmer que la déclaration a été ou les éléments permettant de prouver que la déclaration a été faite (ex : accusé de réception des télécopies, double de la lettre qui a été envoyée, et récépissé postal).
Le non-respect de cette obligation peut entraîner des sanctions. Le défaut de présentation d’un DPAE peut entraîner le paiement d’une amende pour une contravention de cinquième classe. L’article L.1221-11 du Code du travail prévoit un montant égal à 300 fois le taux du salaire horaire du minimum garanti, soit 1071 euros pour chaque salarié.
Comment est établi le document préalable à l’embauche ?
Lors de toute embauche d’un salarié relevant du régime de la sécurité sociale, les employeurs doivent généralement déclarer le motif de l’embauche (DPAE). Et ce, quelles que soient les conditions d’emploi ou la durée de la convention.
La déclaration d’embauche doit être signée par l’employeur (ou ses représentants) dans les huit jours précédant la date d’embauche du salarié (période d’essai comprise). La déclaration est ensuite remise au bureau de l’Urssaf de l’établissement dont relève le salarié qui embauche. La copie doit être remise immédiatement au salarié ainsi que la partie détachable dans l’accusé de réception DPAE et retournée à l’Urssaf dans les cinq jours. La remise est considérée comme achevée lorsque le salarié dispose d’un contrat de travail signé et accompagné du nom de l’entreprise destinataire du document (Urssaf ou MSA).
La démarche s’effectue en ligne si l’entreprise a déjà effectué plus de 50 DPAE au cours de l’année écoulée. Il est également possible de l’effectuer par internet. Les employeurs peuvent également annoncer qu’ils ont embauché leurs salariés en remplissant le formulaire ou en envoyant un dossier de candidature.
Notez qu’en tant que salarié, dans le cas où il s’agit de votre premier emploi, il est possible de prendre contact avec la caisse d’assurance maladie de votre ville d’origine pour s’assurer que votre dossier est bien traité. Vous pouvez également vous rendre sur le site officiel (coût des appels locaux via le téléphone fixe).
Faites votre déclaration préalable à l’embauche (DPAE) en ligne
Lorsque vous effectuez votre DPAE par Internet, vous recevez immédiatement un accusé de réception dès que la transaction est confirmée. De plus, votre formulaire en ligne a été préenregistré avec les informations de votre entreprise dans le cadre de la seconde déclaration, ce qui facilite et accélère les démarches, notamment lorsque vous embauchez des salariés saisonniers ou supplémentaires.
Soyez prudent lorsque vous remplissez le formulaire DPAE en ligne. Des informations erronées peuvent entraîner un retard dans le traitement de la déclaration. Cela a pour conséquence de pénaliser les droits du social du salarié. L’employeur est également soumis à une pénalité.
Ce qu’il faut savoir sur la DPAE envoyée par le dépôt d’un dossier de candidature
Les entreprises qui souhaitent déposer leur DPAE via leur logiciel peuvent envoyer jusqu’à 100 déclarations dans un seul fichier. Elles recevront un courriel les informant que leur accusé de réception est rendu public en ligne. En cas de succès, l’entreprise reçoit une référence au dossier qui équivaut à une exonération. En cas d’anomalie, l’entreprise reçoit un rapport d’enquête.
Conseils : Pour s’assurer que le programme est conforme Il est recommandé de télécharger un fichier test.
Ce que comprend une DPAE : les informations à transmettre
Un DPAE comprend les informations obligatoires suivantes :
- Nom de l’entreprise ou nom de l’entreprise ou de l’employeur adresse de l’employeur et numéro SIREN, services de santé au travail dont dépend l’employeur en cas d’affiliation à la sécurité sociale en général.
- Nom prénom, sexe, date de naissance et lieu de naissance du travailleur et son numéro d’identification national nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance du travailleur, déjà inscrit à la Sécurité sociale ;
- Date et date d’embauche ;
- Nature, durée du contrat, la durée de l’essai, dans le cas des contrats à durée indéterminée (CDI) et des contrats à durée déterminée (CDD) dont la durée ou le terme dépasse 6 mois.